BeDesk-Express

BeDesk permet d’enregistrer plusieurs acomptes pour une même facture.

Ainsi, par exemple, un client peut payer un acompte dont le montant est fractionné en espèce et par carte.

La fonction est prévue pour alimenter la case “Acompte” qui apparaît sur la facture et permet de déduire logiquement le solde à payer.

Cependant, certains utilisateurs ont utilisé aussi cette fonctionnalité pour effectuer la préparation de l’apurement des factures.

De ce fait, dans ce cas, le montant affiché dans la case ‘acompte’ des factures évolue en fonction des montants reçus.

Or, cette valeur doit resté inchangé à partir du moment où le document est imprimé.

Bien qu’il s’agit d’un détournement d’une fonction prévue pour la gestion des acomptes reçus, il faut prévoir une transition vers un système qui permet de gérer les paiements reçus même au delà de l’acompte.

Cependant, dans ce cas, il faut pouvoir faire la distinction entre un acompte réel et une situation où l’utilisation a détourné l’usage de la fonction.

A priori, il est très difficile de faire la distinction entre un acompte et le paiement d’un solde. En effet, une facture peut être payée au comptant. Cela signifie qu’elle est payée le jour même. Ainsi, on ne peut pas se fier uniquement à la date du paiement. Le fait que la date du paiement soit la même que celle de la facture ne signifie pas qu’il s’agit d’un acompte car il peut aussi s’agir d’un paiement (solde).

Le souci provient aussi de l’interprétation qui peut être faite de la notion d’acompte ou de paiement.

En effet, on peut considérer un acompte, un paiement qui ne solde pas le montant d’une facture.

Cependant, dans certains cas, il peut arriver de demander un acompte et que la totalité d’une facture soit payé.

Dans ce cas, il faut normalement cocher la case “pour acquit” et “payé” simultanément.

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Il est a noter qu’on se préoccupe ici de résoudre un problème qui découle directement d’une mauvaise utilisation de la fonction “Acompte”.

la fonction “Acompte” ne sert pas à solder une facture. Elle est sensée permettre d’introduire la valeur de l’acompte qui figure dans la case “Acompte” et déduire “le reste à payer” imprimé sur la facture originale.

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Généralement, il semble que l’utilisation du suivi de paiements (en dehors de la simple notion payé ou non payé) est assez rare.

De façon générale, l’acompte est correctement utilisé. Le souci ne concerne donc que quelques cas particulier.

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Il est évident que la valeur de la case acompte ne doit pas évoluer à partir du moment où un document a été imprimé.

Le fait que personne n’a jamais signalé ce souci indique que l’utilisation de des acomptes en tant des paiements reçus (de manière détaillée) n’est dès lors pratiquement pas fréquente, voir inexistante.

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Il faut analyser l’utilisation de cette fonctionnalité. Si il s’avère que personne ou presque l’utilise. On peut peut-être simplement la supprimer au profit de la simple notion d’un acompte déjà reçu au moment de la création du document.

Le suivi étant de toute façon réalisé via l’état “payé” d’une facture (seul ce type de document peut gérer ce type d’information). Par conséquent, il pourrait s’avérer plus judicieux de supprimer une fonctionnalité rarement utilisée que de fournir des efforts importants pour l’adapter de manière à rencontrer la certification 2018. En la supprimant, le problème ne se pose plus à ce niveau.

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Ok : On évalue le taux d’utilisation de cette fonctionnalité.

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Les évaluations arrivent et ne révèlent pas d’anomalie particulière.

• La loi interdit la suppression ou la modification d’un paiement reçu (acompte ou autre paiement).
• On peut toutefois indiquer un commentaire personnalisé pour chaque entrée de manière à fournir une explication.
• On ne peut plus ajouter ou supprimer des paiements que par des opération de ‘+’ et ‘-’ (on ne peut pas modifier des opérations existantes).

En tenant compte de cela, on peut envisager le problème sous un autre angle.

On peut considérer comme ‘acompte’ tous les montants introduit avant la validation du document.

Ensuite, tous les montants introduits seraient alors considérés comme des paiements reçus.

Pour cela, il faut la nouvelle interface d’édition des paiements reçus et la validation des documents.